Irányítópult általános bemutatása

Az ügyviteli rendszerbe belépve az alábbi képernyő fogad minket:

Bal oldali menürendszer

A bal oldali oszlopban (a cég saját logója alatt) az elérhető menüpontok látszódnak. A menüpontok közül rendszerenként meg tudjuk határozni, hogy melyekre van szükség.

Az alaprendszer az alábbi fő menüpontokat tartalmazza:

• Irányítópult: A belépés után látható felület, melyről a legtöbb fontos feladat vagy kimutatás elérhető 1 kattintással.
• Naptár: Google naptárral összekötve láthatóak benne a fontosabb feladatok, időzítések, beosztások, akár projektek is.
• Értékesítés: Leadtől a megrendelésig nyomon tudja követni egy új érdeklődő folyamatait.
• Ügykezelés: Az ügyfélszolgálatot támogató jegyrendszer és levelező rendszer
• Önálló feladatok: Olyan feladatok kiosztására és menedzselésére alkalmas felület, amely nem tartozik egyik főbb modulhoz sem (például: postára vinni a leveleket).
• Távoli űrlapok: a cég weboldalába ágyazható űrlapok, melyen át beérkezhetnek megkeresések, hiba bejelentések közvetlenül az ügyviteli rendszerbe.
• HR: a cég munkatársainak kezelése, illetve munkaidő-nyilvántartás, munkaidő-beosztás vagy szabadságkezelés funkciók érhetőek el itt.
• Ügyfelek: A cég ügyfeleit itt lehet kezelni.
• Rendszeradminisztráció: A rendszer néhány beállítása innen érhető el.
• Jogosultság: A munkatársak és részlegek jogosultságait lehetséges innen menedzselni.
• Információk: Súgó, hibajelentés és egyéb hasznos tudnivalók a rendszerrel kapcsolatban

Ezen felül az alábbi modulok érhetőek az igényektől és a cégtől függően (az alábbi lista néhány eleme a fenti képernyőképen nem szerepel, de igény szerint be tudjuk mutatni ezeket a modulokat is):

• Munka (és munkalap kezelés): Azon cégek számára ideális modul, akik szereléseket végeznek vagy egyéb, munkalapok által nyomon követett munkavégzés zajlik
• Pénzügyi kimutatás: A bevételeket és kiadásokat nyomon követve átlátható képet ad a cég anyagi helyzetéről
• Projektek: Azon cégek számára ideális modul, akik projekteket vezetnek: építő cégek, fejlesztő-kutató cégek, stb…
• Gyártás: egyedi gyártás modult igényelhető a rendszereinkhez, ahol a bevételezéstől a félkész-kész termék gyártásig, raktározásig mindent vezethet a rendszerben.
• Flottakezelés: Azon cégek számára ideális modul, akik autóflottát kezelnek.
• Karbantartás modul: Azon cégek számára ideális, akik rendszeres karbantartást végeznek és visszatérnek vevőikhez.

Fejléc értesítők és menük

A fejlécben alapvetően értesítések kaptak helyet. Balról jobbra haladva:

Logó: a FRIK logó helyén az Ön cégének a logója fog szerepelni.

Kapcsoló: Amennyiben kisebb monitoron nézi a rendszert, vagy szélesebb táblázatot készítünk Önnek egy kimutatáshoz, akkor a kis kapcsoló segítségével becsukható a bal oldali menü, ezáltal több hely marad a lényeges tartalmaknak. A kis kapcsoló visszakapcsolásával ismét előhozható a menü. Ha azt tapasztalná, hogy eltűnt a menü, akkor szinte biztosan a kis kapcsolót kell átkapcsolnia.

Projektekhez kapcsolódó értesítések

A projektek nem minden ügyfelünknél elérhető modul. Akinél be van kapcsolva, azoknál a fejlécben is elérhető a kapcsolódó értesítés. A kis karikákon belül számokkal jelezzük, hogy (balról jobbra sorrendben):

• hány 5 munkanapon belül lejáró projekt van nyitva
• hány 1 munkanapon belül lejáró projekt van nyitva
• hány jóváhagyásra váró projekt feladat van

A kis karikákra kattintva az érintett projektek listájára navigál a rendszer minket.

Bővebben a projektekről

Jegyekhez kapcsolódó értesítések

A jegykezelés minden ügyfelünknél elérhető, alap modul, mely az ügyfélszolgálati teendőket segíti. A fenti értesítők közt 4 kis karikába írt szám jelzi az alábbiakat (balról jobbra sorrendben):

• Lezáratlan jegyek (azaz hány nyitott jegy van a rendszerben)
• Lezáratlan jegyfeladatok (azaz hány nyitott jegyekhez kapcsolódó konkrét feladat van a rendszerben)
• Lejárt jegyek (hány olyan nyitott jegy van a rendszerben, melynek lejárt a határideje)
• Lejárt jegyfeladatok (hány olyan nyitott jegyfeladat van a rendszerben, melynek lejárt a határideje)

A kis karikákra kattintva az érintett jegyek / jegyfeladatok listájára navigál a rendszer minket.

Bővebben a jegyekről

Leadekhez kapcsolódó értesítések

A leadkezelés az értékesítés modul része. Minden ügyfelünknél alapmodul, a rendszer alapvető funkciója az értékesítési csatornák támogatása. A fenti értesítők közt 4 kis karikába írt szám jelzi a leadekhez kapcsolódó nyitott teendőket (balról jobbra sorrendben):

• Lezáratlan leadek (azaz hány nyitott lead van a rendszerben)
• Lejárt leadek (hány olyan nyitott lead van a rendszerben, melynek lejárt a határideje)
• Lezáratlan lead feladatok (azaz hány nyitott, leadekhez kapcsolódó konkrét feladat van a rendszerben)
• Lejárt lead feladatok (hány olyan nyitott lead feladat van a rendszerben, melynek lejárt a határideje)

A kis karikára kattintva az érintett leadek / lead feladatok listájára navigál minket a rendszer.

Bővebben a Leadekről

Csengő

A csengő értesítéseket jelez. A legtöbb változásról értesítőt kapunk a rendszeren belül, csengő formájában. A csengő mellett piros körben villog egy szám. A szám az értesítések darabszámát jelöli.

A teljes lista megtekintéséhez olvassa el a Csengő értesítések listája cikket.

A csengőben található értesítésre kattintva a konkrét jegy / feladat / projektre navigál a rendszer, ahol megtekinthető, hogy pontosan mi történt. Az értesítésben látszik melyik munkatárs, milyen azonosítójú feladatnál, pontosan mit csinált. A mindet elolvas gombra kattintva az összes értesítés olvasottra állítható.

Saját fiókhoz kapcsolódó menü

A jobb felső sarokban a munkatársak a saját nevüket és beállított profilképüket látják. A nevükre kattintva a Felhasználói profiljukba jutnak, ahol néhány adatot tudnak módosítani, illetve ki tudnak jelentkezni a rendszerből.

Az irányítópult

Az irányítópult központi felülete dobozokból áll, melyek összefoglalják a munkatárs feladatait, átláthatóvá teszik a munkavégzést. Az irányítópultot az egyedi igények függvényében testre tudjuk szabni.

Akciógombok

Az irányítópult tetején el tudunk helyezni akciógombokat, melyekkel meg lehet gyorsítani a munkavégzést. Az akciógombok a gyakori feladatok elindítását segítik. Például létrehozható velük új ügyfél, új lead, új feladat, de akár új gyártás indítható a segítségükkel.

Az ikonok sorrendje, színe testre szabható, kérésre beállítjuk Önnek a megfelelő módon. Az akciógombok helyén elhelyezhetőek a munkaidő nyilvántartással kapcsolatos gombok is, mint például a nap indítása, nap zárása. Ez akkor érdekes funkció, ha a munkanapot, munkaidőt a FRIK Projektirányítási rendszer segítségével mérnék. Ez utóbbi funkció a munkalapkezeléssel együtt elérhető extra funkció.

Az üzenőfal

Az irányítópult első doboza az üzenőfal. Ez alapvetően belső, csoportos kommunikációra szolgál. Több információ itt érhető el róla.

Folyamatban lévő projektek

A folyamatban lévő projektek akkor érhetőek el az irányítópulton, ha projektkezelés modult használ. Itt az összes indított és nem lezárt projektet megjelenítjük – minden munkatárs csak azokat a projekteket látja, amelyikhez jogosultsága van. A projekt részletei egyetlen kattintással elérhetőek.

Folyamatban lévő projektfeladatok

A következő doboz az irányítópulton a kisebb egységre vonatkozó összefoglalót jeleníti meg. Egy projekt mérföldkövekből áll, amely feladatokból áll össze. Ebben a dobozban az adott munkatárs azokat a projekthez kapcsolódó feladatokat látja, amit neki kell elvégeznie.

Folyamatban lévő jegyek