Projektek

Minden projektnek van felelőse, alapértelmezetten az a felhasználó, aki létrehozta. Közreműködőből viszont többet is hozzáadhatunk, mindenkit, aki valamilyen formában részt vesz a projektben.

A projektek menüpont alatt három tabon láthatjuk a jelenlegi, a lezárt, illetve a törölt projekteket.

Új projekt létrehozásához kattints az új projekt felvétele gombra.

Új projekt létrehozásánál az alábbi adatokat kötelező megadni:

• Projekt neve
• Állapota (alapértelmezetten nem kezdődött el, de ha már dolgozni szeretnénk vele, akkor célszerű a folyamatban állapotra állítani)
• Projekt felelőse (több felelőst is megadhat)
• Közreműködő (azokat a belsős partnereket jelölhetjük meg, akiknek van/lesz részfeladata a projektben) – ahhoz, hogy beállítsuk, szükséges, hogy aktív fiókkal rendelkezzen
• Ügyfél (az ügyfél, akinek a projektjén dolgozunk, ha saját projektet szeretnénk rögzíteni, célszerű a cég nevével készíteni egy ügyfelet, így a saját projekteket is könnyen rögzíthetjük)

Emellett az alábbi adatokat is rögzíthetjük:

• Alvállalkozók
• Alvállalkozók munkatársa (A listában csak a felhasználói fiókkal rendelkező, alkalmazásban álló munkatársak jelennek meg)
• Kapcsolattartó (az ügyfél kapcsolattartója)

Projekt adatlapja:

A projekt adatlapján látunk minden feladatot, határidőt és fázist, amit beállítottunk.

Alapadatok:

Az alapadatoknál szerkeszthetjük a projekt nevét, leírást adhatunk meg róla, amit az összes közreműködő láthat, illetve beállíthatjuk a szolgáltatás kategóriáját.

Határidők esedékessége:

Itt látható minden fontos adat, amely szükséges, hogy átláthassuk a konkrét határidőket. A projekt kezdetét az első fázis indulásához mértük, így azt nem lehet utólagosan szerkeszteni, azonban, ha úgy értékelik, hogy a megadott végleges határidő nem tartható, akkor azt utólagosan tudják módosítani, hasonlóan, ahogy a becsült órákkal.

Ügyfél:

Az ügyfél tab alatt párosíthatunk a projekthez további kapcsolattartókat, azok közül, akiket korábban rögzítettünk az ügyfelek modul kapcsolattartók menüpontjában.

Közreműködők:

Közreműködők azok a belső munkatársak, akik az adott projekten dolgoznak, itt beállíthatjuk, hogy kik legyenek a felelősök, illetve kik, akik csak közreműködőként vesznek részt.

Alvállalkozók:

Alvállalkozót is lehet párosítani a projekthez, ehhez az új alvállalkozó gombra kell kattintani.

Fázisok:

Az egyik legfontosabb beállítás a projekteken belül. A projektek fázisokból állnak, ezek azok a fázisok, amelyeknek teljesülnie kell a projekt befejezéséhez. A projekt kezdetét az első fázis indulásához állítottuk be. Minden fázisnál be kell állítani az elvárt befejezést, így a rendszer látja, hogy az adott fázis befejeződött-e, ha pedig nem, akkor jelezni tudja a projektfelelősnek, hogy ez a fázis csúszik, késedelmes lesz a projekt.

Új fázis létrehozásánál párosíthatjuk egy korábbihoz is, így akkor lesz csak aktív ez a szakasz, ha a korábbit lezárták, befejezettnek tekintett.

Feladatok:

A fázison belül feladatokat rögzíthetünk, ehhez az alábbi adatokat kell megadni:

• Feladat neve
• Felelős
• Állapot – (nem kezdődött el, folyamatban, várakozik, jóváhagyásra vár, befejezett)
• Mérföldkő (igen – nem), beállítható, hogy az adott feladat mérföldkő-e a projekt teljesülése érdekében.
• Melyik fázishoz tartozik a feladat
• Határidő módja (abszolut vagy relatív) – Abszolut határidőnél meg kell adni a kezdő és végdátumot, relatív esetén viszont a mennyiséget kell megadni, hogy hány nap/hét/hónap a feladat elkészítése

Ismétlődő feladatok:

Előfordul, hogy egy projekten belül egy adott feladatot többször is meg kell ismételni. Ilyenek a minőségellenőrzések, javítások, ezeket is rögzíthetjük a rendszerben. Miután rögzítettük, a rendszer minden olyan dátumot és feladatot rögzít, ami a projekt határidejébe belefér. (például, ha egész októberben megy a projekt és minden szerdán minőségellenőrzést kell tartani, akkor megjeleníti mind a négy szerdai alkalmat)

Gantt nézet:

Gantt nézet segítségével könnyen átlátható, hogy melyik fázishoz melyik feladat tartozik. Szűrhetünk az egész projektre, illetve akár csak fázisokra is.

• A projektekhez eszközöket rendelhetünk, itt látható az eszköz foglaltsága, foglalási ideje, tulajdonosa, így könnyen nyomon követhető, kinél és melyik projektnél lett legutóbb használva az eszköz.
• A projektekhez egyedi checklistet is rendelhetünk, amely segítségével egy helyen látjuk a feladatokat és visszajelezhetünk, hogy elkészült-e. A nemeket mindig indokolni kell.
• A projekthez csatlakozó pénzügyi mérleg segítségével bejövő-kimenő költségeink alapján láthatjuk a projekt nyereségességét, valamint a várható bevételeket.

Dokumentumok:

A dokumentumokhoz minden fájl hozzáadható, illetve beállítható, hogy kik láthatják és kik nem (nem minden vonatkozik a közreműködőkre vagy az alvállalkozókra például)

Hozzászólások:

A rendszeren belül kommunikálhatnak egymással a közreműködő munkatársak, a legfrissebb kommentek találhatóak legfelül.

Pénzügyi adatok:

A pénzügyi adatok tab alatt rögzíthető minden a projekthez tartozó kiadás, illetbe bevétel, ezzel könnyedén látható, hogy a projekt nyereséges vagy sem. Rögzíthetjük a tényleges és a tervezett költségeket is, így jól kalkulálható, hogy a tervezetthez képest, hogy is áll a projekt anyagilag.

Munkaidő-nyilvántartás:

A rendszer segítségével rögzíteni tudjuk, hogy a közreműködők az adott feladaton hány órát dolgoztak, így átlátható, hogy a vállalt időt mennyire tudják tartani.

Jegyek:

A projekthez külön jegyeket is rendelhetünk, amelyeket egy helyen kezelhetünk

Checklist:

Ahhoz, hogy a projekt könnyen átlátható legyen, érdemes checklistet készíteni. A checklist segítségével egy helyen látjuk a feladatokat és visszajelezhetünk, hogy elkészült-e. A nemeket mindig indokolni kell.

Projektsablonok:

Az elkészült projektekből sablonokat készíthetünk, így ha hasonló projektet szeretnénk a jövőben létrehozni, akkor pár kattintással generálhatjuk újat, azonos beállításokkal.