Eseti feladatok
Az eseti feladatok menüpont alatt vihetünk fel egyes kollégákhoz rendelt részfeladatokat. Különbség a jegyeknél megtalálható feladatokhoz képest, hogy ennél a menüpontnál nem kell partnereket mellécsatolni. Leginkább akkor érdemes ezt használni, amikor felmerült egy probléma, egy hiba, amelyet ki szeretnénk javítani, ekkor érdemes létrehozni egy önálló feladatot és a kollégához csatolni, hogy lássa, milyen hibaüzenet érkezett, amivel foglalkoznia kell. Házon belüli feladatok megoldásához, kisebb feladatok megoldásához szintén megfelelő.
Ezek lehetnek belsős feladatok, gyors hibajavítás, de akár a cég működéséhez szükséges tennivalók, mint például, hogy hívja fel ezt meg ezt az ügyfelet, rendelje meg az ajándékokat vagy épp intézze el a nyomdai teendőket a rendezvény kapcsán.
Amennyiben egy új, eseti feladatot szeretne létrehozni, kattintson a jobboldalt található kék +feladat hozzáadása gombra.
A következő mezőn az alábbi feladatokat állíthatja be:
Kiválaszthatja, hogy melyik részleg melyik munkatársa legyen az eseti feladat felelőse, kinek a hatásköre elvégezni a munkát.
Az ügyfél mező ugyan nem kötelező, de a gördülékeny kommunikációhoz hasznos lehet, ha a kiválasztott munkatárs láthatja, hogy melyik ügyfél számára kell az adott feladatot elvégezni.
A feladat állapota alapértelmezetten nyitott, azonban be lehet állítani, hogy folyamatban van, lezárt állapotban, illetve azt is, hogy jóváhagyásra van szükség.
A jóváhagyás azt jelenti, hogy az eseti feladatot létrehozó munkatárs számára értesítőt küld a rendszer, hogy a feladat felelőse elvégezte a munkát, átnézheti, hogy valóban megtörtént-e és ha mindent rendben talál, akkor lezárhatja.
A ráfordítási idő mezőnél a feladat létrehozója kijelölheti, hogy hány óra alatt végezzen ideális esetben a munkatárs, amit össze tud vetni a munkaidő nyilvántartással. Emellett a feladat felelőse is jelezheti a kollégájának, hogy a kiszabott időnél gyorsabban, illetve lassabban fogja csak tudni elvégezni a feladatot.
Megadhatunk közreműködőket is – nekik csak olvasási és kommentelési joguk van, nem tudják módosítani, illetve lezárni a folyamatot.
Legalul található egy jóváhagyás szükséges gomb – ennek az a funkciója, hogy ha elkészült a munkatárs a feladattal, nem zárhatja le, hanem továbbítja ellenőrzésre a feladat létrehozójának, aki el tudja dönteni, hogy maradéktalanul el lett-e végezve a kijelölt munka vagy sem.
Az így létrejött feladatot egy egységes oldalon áttekintheti, amennyiben pedig módosítani szeretné, illetve szeretne hozzászólni, kattintson a műveletek alatt található szem ikonra.
A feladatműveletek az alábbi problémákra nyújt megoldást:
- Új megjegyzést hozhat létre, amiben üzenhet egy feladat kapcsán, ehhez határidőt is rendelhet. A megjegyzésnél a feladat státuszát is módosíthatja nyitottra, folyamatban lévőre, de akár készre is jelentheti a felettesének.
- Sok esetben egy munka több kisebb feladatból áll. Például a fő feladat az, hogy vágja meg a videót, míg részfeladatként megkapja azt is, hogy az elkészült feladatot töltse fel videómegosztó portálokra, illetve ossza meg a közösségi médiában. Az új kapcsolódó feladat funkció ezt a célt szolgálja, így könnyebben átlátható, hogy melyik feladathoz tartozik ez a rész tennivaló.
- Amennyiben kész egy eseti feladattal, az új munkaidő rögzítésre gombbal megadhatja, hogy hány órát foglalkozott vele – amely a feladat létrehozójának is visszacsatolás, hogy a becsült, megadott ráfordítási időt sikerült-e tartani.
- Amennyiben valami miatt nem tudná időben elvégezni a munkáját, jelezheti a feladat létrehozójának, hogy akadályoztatva van, amit szöveges mezőben meg is tud indokolni.