Az első és legfontosabb a pontos nyilvántartás. Rengeteg példa volt arra, hogy egy cetlire, névjegykártyára, papírra lett felírva a partner elérhetősége, illetve a releváns kommentárok, amik aztán elvesztek az éterben. Ezt elkerülve fontos rögzíteni az adatokat, hogy az érdeklődésből a későbbiekben ajánlat, majd megrendelés lehessen.
Az első kontaktálás után, ha felvittük az ügyviteli rendszerbe az ügyfél adatait, utána tudunk vele dolgozni, felmérni az igényeit, hogy tudunk-e vele dolgozni, esetleg a későbbiekben ajánlatot tenni.
A rögzítés mellett kategorizálni is tudjuk az ügyfeleket sikeresség, fontosság, relevancia alapján, hisz vannak régi partnerek, beszállítók, stratégiai partnerek, mindenkivel más a viszony, más projekt kapcsán tudunk velük dolgozni, ezeket is kategorizálhatjuk.
Példa a partneri nyilvántartásokra:
- Ha van egy ügyfél, akinek az a szolgáltatása, hogy egyéb szolgáltatókat köt össze, náluk nélkülözhetetlen nyilvántartani, hogy kit kivel kötöttek össze, illetve azt is, hogy kereskedők vagy szolgáltató kategóriába tartoznak.
A gyors, effektív kommunikáció mindennek az alapja. Gyorsabb és hatékonyabb, ha egyenesen azt keressük fel, aki az adott területen dolgozik (például, ha elmaradt egy számla kifizetése, egyből a pénzügyest érdemes keresni, ahelyett, hogy több ügyfélszolgálatos munkatárson keresztül juttatnánk el a problémánkat)
A bizalmat hosszú idő kiépíteni és talán még nehezebb megtartani! Érdemes időközönként felkeresni ezeket a partnereket, megérdeklődni elégedett-e a szolgáltatásunkkal, van-e, amiben tudunk segíteni, ne csak az legyen, hogy küldjük a számlát, de nem kommunikálunk vele.