A szerződéskötés egyik legnehezebb tétele a pontos vállalások megadása, ki mit vár el a másiktól, hány óra alatt teljesíthető.
Amennyiben egy projekt kapcsán nincsenek előre egyeztetve, hogy mik a mérföldkövet és a határidők, illetve nincsen feljegyezve, hogy pontosan hány órát töltöttek a fejlesztéssel a munkatársak, melyik részfeladat mikorra készült el, a végelszámolásnál problémák keletkezhetnek.
A projektkezelés modul segítségével könnyű látni, hogy mik a fő állomások és a határidők, mikorra minek kell megtörténnie, számon lehet kérni a kollégát, aki az adott területen dolgozik, akár az ügyfelet, hogy nem hagyta jóvá/nem küldte el az adott anyagot, illetve adott esetben az alvállalkozót is, hogy a rá vonatkozó feladatokat ellássa vagy kipipálja.
Emellett lényeges pont, hogy visszanézhető, hány órát dolgoztak vele a kollégák, így ha kiderül, hogy több idő kellett a lefejlesztéshez, mint amivel számoltunk, akkor lehet korrigálni.
A HR jelentősége a projektkezelésben
Egy hosszú, hónapokig, akár évekig tartó munka kapcsán, nehéz nyomon követni, hogy egyes szakaszt meddig készítettek a munkatársak, emiatt fontos, hogy naprakészen, pontosan fel legyen jegyezve egy rendszerben.
Emellett a modul számos olyan jogosultsággal bír, amelyek nélkülözhetetlenek egy cégvezetőnek vagy HR-esnek.
- Nyomon követhető, hogy melyik kolléga hány órát töltött az adott feladattal (jelenléti ív segítségével)
- Beállítható, hogy melyik részleg melyik funkciókat láthassa, szerkeszthesse, hiszen más vonatkozik egy pénzügyesre, mint egy programozóra.
- Hibák visszakeresése (kommunikációs bökkenők, rossz rögzítések, stb)
Az utóbbi miatt fontos, hogy egy ERP-rendszerbe kezeljük ezeket, mert nehezebb visszakeresni több programon keresztül, hogy hol a hiba, hol lett valami rosszul feltöltve, elvégezve, míg egy jó ügyvitel segítségével az első riportnál látható lesz a probléma.